Entrepreneur PT 12/13 : Analisis SWOT

OLEH STMIK RAHARJA

Dosen : Darwin Purba, S.Kom, MM, DR(C)

Apakah Analisis SWOT itu?
Analisis SWOT  adalah alat yang benar-benar berguna untuk  melakukan  analisis strategis dan untuk memahami posisi terkini suatu organisasi (PS) dalam lingkungannya (internal dan eksternal). Analisis SWOT mencakup tiga langkah utama:

1. Pertama, kita harus memahami kekuatan dan kelemahan organisasi atau PS (lingkunagan internal).
2. Kedua, kita harus mempelajari lingkungan organisasi (PS) organisasi dan memahami peluang dan ancaman yang ada dalam lingkungan itu (lingkungan eksternal).
3. Akhirnya, menganalisis kekuatan mana yang dapat digunakan untuk mengambil keuntungan dari peluang yang khusus, dan kelemahan mana yang dapat membuat PS rawan pada saat menghadapi ancaman tertentu , sehingga PS dapat merencanakan opsi strategis yang lebih baik..

SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT 

• Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgen untuk diatasi secara umum pada semua komponen.
• Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1.
• Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan Analisis SWOT. Langkah ini dapat dilakukan secara keseluruhan, atau jika terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk komponen masukan, proses, dan keluaran. 

Kekuatan

1. Apa yang menjadi kekuatan PS?
2. Apa yang Anda Kerjakan dengan baik?
3. Apa yang dilihat orang lain sebagai kekuatan PS? 
4. Apa yang dilakukan dengan baik oleh lembaga PS?
5. Apa rekam jejak yang baik? 
6. Di mana organisasi Anda bersaing dengan baik?

Kelemahan

1. Apa yang dapat dikembangkan?
2. Apa yang berlangsung kurang optimal dibandingkan dengan keinginan PS?
3. Kompetisi apa yang berlangsung dengan baik?
4. Apa yang dapat PS perbaiki?
5. Apa yang telah dilakukan secara tidak baik?
6. Hal apa yang harus PS hindari?

Peluang

1. Jika tidak ada hambatan, apa yang akan PS lakukan?
2. Apa yang mungkin dilakukan?
3. Di mana posisi PS yang inginkan dalam lima tahun ke depan?
4. Dengan siapa PS ingin bekerja?
5. Sampai di mana teknologi baru dapat mengubah praktek PS?
6. Perubahan finansial/pemerintahan/legislaytif dapat menguntungkan PS di masa depan?
7. Apa yang akan terjadi dalam beberapa tahun yang akan datang?
8. Apa yang dapat menjadi solusi “win-win”?

Ancaman

1. Apa yang menghambat perkembangan PS? 
2. Siapa lagi yang ingin mengambil alih tugas/pekerjaan/ peranan PS? 
3. Apa yang dilakukan oleh organisasi pesaing PS?
4. Apakah teknologi/perkembangan baru mengubah peran PS? 
5. Perubahan apa yang akan terjadi? 
6. Hambatan macam apa yang PS hadapi?
7. Dapatkah PS mengatur pembiayaan jangka pendek dan jangka panjang?

Langkah … (lanjutan)

• Langkah 4: Rumuskan strategi yang direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan lebih lanjut.

• Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan.  

Ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu sebagai berikut.

Analisis Lingkungan

Analisis LINGKUNGAN  INTERNAL:

1. S = Strengths (Kekuatan)

adalah “kekuatan-kekuatan” yg dimiliki Program Studi/Fakultas/Jurusan/ Sekolah Tinggi/Akademi yang dapat didaya-gunakan agar Program Studi dapat tumbuh dan berkembang serta unggul bersaing. Semakin mampu mengkuantifikasi “kekuatan” yg ada = semakin hebat analisis ED-nya.

2. W = Weaknesses (Kelemahan)

adalah “kelemahan-kelemahan” yg dimiliki Program Studi/Fakultas/Jurusan /Sekolah tinggi/Akademi, yang menjadikan PS sukar/tidak dapat tumbuh atau berkembang dan tidak mampu bersaing. Semakin mampu mengkuantifikasi “kelemahan” yg ada = semakin hebat analisa ED-nya.

Analisis LINGKUNGAN EKSTERNAL:

3. O = Opportunity (Peluang)

adalah sebanyak mungkin “peluang” yg dapat diraih dan didayagunakan agar program studi dapat tumbuh atau berkembang dan mampu mengalahkan pesaing-pesaingnya. Semakin mampu mengkuantifikasi “peluang” yg ada akan semakin hebat analisa ED-nya.

4. T = Threats (Ancaman)

adalah ancaman-ancaman terhadap keberlangsungan PS dalam persaingan yang jika PS tidak memahaminya dan menyadari untuk segera diatasi, maka kehidupan, kemampu-tumbuhan, kemampu-bersaingan PS sebagai organisasi bisa hancur

Program Studi harus mampu menganalisis semua bagian dari sistem manajemen secara komprehensif:

1. INPUTS (Masukan)
2. PROCESES (Proses-proses)
3. OUTPUTS (Keluaran)
4. OUTCOMES (Hasil)
5. IMPACTS (Dampak)

1. Input

• SDM (DOSEN, STAF PENDUKUNG (Teknisi/Laboran/ Adminstrasi, Kerumahtanggan)
• Mahasiswa (calon mahasiswa & Mhs)
• Suprastruktur (kurikulum)
• Keuangan&Dana 
• MIS/ICT
• Fasilitas (Gedung & Peralatan) & Infrastruktur (Sarana & Prasarana)

2. Process (Pembelajaran, suasana akademik, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (PkM))

3. Output (Sarjana,hasil penelitian, Hasil PkM) 

4. Outcome (Persebaran lulusan, penerbitan buku, hasil penelitian, dan hasil PkM)  

5. Impact (Kinerja lulusan di masyarakat, perujukan hasil penelitian, PkM dan penerbitan oleh masyarakat akademik)

Contoh S-W-O-T

Kekuatan (1 dari 2)

• Memiliki sumber daya manusia (dosen dan tenaga penunjang) yang memadai, baik jumlah maupun kualifikasi pendidikan. Potensi ini perlu diberdayakan secara optimal guna memantapkan kapasitas Fakultas Ekonorni dalam menjalankan tridharma perguruan tinggi. 
• Telah memiliki prasarana dalam bentuk gedung, ruang, dan pendukung (seperti ruang kantor, ruang perkuliahan, ruang laboratorium, ruang perpustakaan, dan unit-unit pendukung) yang memadai untuk menjalankan fungsi pelayanan minimum, khususnya untuk mendukung pelaksanaan tridharma perguruan tinggi.

Kekuatan (2 dari 2)

• Memlliki sumber pendanaan tetap untuk mendukung pembiayaan dan keberlanjutan anggaran yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan fungsi dan tugas pokok Fakultas Ekonomi. 

• Telah memiliki perangkat serta komitmen untuk mengembangkan sistem informasi manajemen dan pangkalan data berbasis komputer (on-line internal connectivity yang diberi nama Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIMAK).

Kelemahan (1 dari 2)

• Ruang laboratorium umumnya kurang luas, ini menyulitkan untuk pengembangan dan penataan ruang laboratoriun yang sesuai dan dapat memfasilitasi kegiatan praktikum dan latihan keterampilan professional mahasiswa.
• Peralatan dan teknologi perkuliahan dan praktikum di laboratorium masih sederhan dan terbatas. Piranti teknologi pembelajalan dan praktikum yang lebih modern masih terbatas. Ini dapat mempengaruhi mutu proses pembelajaran dan praktikum mahasiswa. 
• Jumlah koleksi buku dan referensi perpustakaan maupun ruang baca masih amat terbatas, baik dalarn jumlah, ragam, maupun kemutakhiran koleksi buku. Karena itu, kebijakan pemberian anggaran khusus untuk pengadaan buku yang telah dialokasikan selama ini serta permintaan buku sumbangan dari setiap lulusan perlu terus dilakukan dan ditata lebih baik.

Kelemahan (2 dari 2)

• Jumlah dan sumber pendanaan masih terbatas. Jumlah anggaran yang diperoleh dari alokasi anggaran DIPA masih belum bisa mengakomodir program-program yang memang sangat penting dalam perkembangan dan kemajuan tiap junrsan/program studi.
• Kerjasama melembaga dengan stakeholders potensial, baik dalam skala lokal, nasional, maupun internasional masih terbatas. Fakultas Ekonomi perlu meningkatkan kerjasama seperti dengan melakukan analisis stakeholder, menggalakkan upaya sosialisasi program, serta memanfaatkan dan merespon berbagai kesempatan dan tawaran program dari berbagai lembaga penyandang dana.

Peluang

• Terbukanya lapangan kerja yang cukup banyak bagi lulusan FE, terutama di Departemen Agama, Departemen Hukum dan HAM, Departemen Keuangan, Pemerintah Provinsi AAA, dan dunia Perbankan, memberikan peluang bagi lulusan  FE Universitas XXX untuk memperoleh pekerjaan. Bidang kerja yang tersedia itu cukup relevan dengan kompetensi lulusan, seperti dalam bidang tenaga praktisi ekonomi, tenaga administrasi keuangan, dan pegawai pemerintahan. Namun demikian, dibutuhkan sosialisasi lebih intensif mengenai keberadaan dan kapabilitas profesional lulusan berbagai jurusan dalam FE. 

• Lapangan kerja di berbagai sektor cukup terbuka bagi tenaga lulusan. Lulusan perlu dibekali kompetensi untuk bekerja sesuai bidang kompetensinya.

Ancaman

• Terbatasnya lowongan pengangkatan pegawai negeri baru, khususnya bagi lulusan beberapa jurusan di Fakultas Ekonomi Universitas XXX, menuntut upaya agar para lulusan dibekali kompetensi untuk mampu bekerja di luar jalur Fakultas Ekonomi. 
• Tuntutan kualitas profesional lapangan kerja lebih tinggi dari kemampuan/kompetensi professional lulusan. Ini merupakan tantangan berat bagi fakultas untuk menyesuaikan program pendidikannya dengan tuntutan tersebut. 
• Pembukaan fakultas/program studi sejenis di berbagai perguruan tinggi swasta merupakan ancaman/saingan dalam hal pemerolehan calon mahasiswa dan kesempatan lulusan untuk memperoleh pekerjaan. Ini menuntut FE Universitas XXX untuk meningkatkan mutu lulusan yang terkait dengan perbaikan program pendidikan dan sosialisasi keberadaan fakultas kepada masyarakat terkait. 

Aturan Sederhana untuk Analisis SWOT

• Bersikap realistis tentang kekuatan dan kelemahan organisasi atau PS. 
• Bedakan keadaan organisasi atau PS sekarang dengan keadaan organisasi atau PS pada masa yang akan datang. 
• Bersikaplah spesifik: hindarkan wilayah yang bertumpang tindih (gray areas).
• Selalu lakukan analisis dalam kaitannya dengan misi utama PS. 
• Buatlah SWOT PS singkat dan sederhana. Hindarkan kompleksitas dan penekanan yang berlebihan. 
• Berdayakan SWOT dengan kerangka konseptual yang logis. 

Keterbatasan Analisis SWOT

• Suatu analisis SWOT dapat terlalu menekankan kekuatan internal dan mengabaikan ancaman eksternal. 
• Suatu analisis SWOT dapat bersifat statis dan dapat beresiko untuk mengabaikan perubahan keadaan di sekitar. 
• Suatu analisis SWOT dapat terlalu menekankan kekuatan atau aspek strategi tunggal. 
• Suatu kekuatan tidak selalu merupakan sumber kompetitif yang menguntungkan. 

Peringatan!

• Analisis SWOT dapat bersifat sangat subyektif. Jangan terlalu tergantung Analisis SWOT. Dua orang jarang menghasilkan kesimpulan akhir yang sama tentang SWOT. 
• Gunakan hasil analisis SWOT sebagai peedoman bukan sebagai resep. 

Download Materi PPT (HERE)

Pergunakanlah Materi Dengan Bijak!!!...............